Cara membuat Payment Method dengan tipe AR

Bila tamu ingin melakukan pembayaran invoice dengan mengutang terlebih dahulu, bisa dilakukan pada guestpro dengan cara membuatkan sebuah COA pada Account Receivables, Account Receivables disini dimanfaatkan untuk melakukan pencatatan transaksi yang masih belum terbayarkan, dengan memanfaatkan Account Receivables tersebut anda sudah dapat mengumpulkan data hutang tamu pada Account Receivables yang anda buat.

Untuk melakukan hal tersebut, pertama buatlah sebuah COA pada Master Data -> Chart Of Account -> New Account

Selanjutnya lengkapi form berikut :

  • Code : Untuk dapat memberikan nomer urut code pada list COA (karena baru dapat dikosongkan).
  • Name : Memberikan nama pada COA yang dibuat.
  • Parent : Karena ingin membuat untuk piutang tamu. maka isikan dengan Account Receivables.

Berikut adalah contoh yang telah diisi, dan selanjutnya klik save.

Selanjutnya, buatlah sebuah payment method untuk melakukan piutang pada tamu, untuk membuat payment method, akses pada menu Master Data -> Payment Method -> New.

Selanjutnya isikan form untuk payment method yang akan digunakan :

  • Name : Diisikan nama / judul payment method.
  • Payment Method Type : Tentukan tipe payment methodnya.
  • Payment Account : Tentukan payment account yang akan mengumpulkan data transaksi tersebut (Karena akan digunakan piutang. isikan dengan account piutang tamu).

Penjelasan pada gambar dimana membuat pencatatan piutang tersebut akan menggunakan nama Hutang AR untuk dapat digunakan pada Payment pada saat pembayaran (hutang), jika sudah klik Save.

Berikut adalah contoh untuk melakukan payment menggunakan Hutang AR.

Pilih salah satu reservation yang akan melakukan piutang. (Contoh : Kadek Budana Folio #44).

Dan selanjutnya klik Payment.

Dibagian Payment Method tersebut, pilih Account Receivable yang telah anda buat (Seperti contoh : Hutang AR), dan selanjutnya klik Paid, jika sudah selanjutnya anda dapat mengecek kembali data hutang tersebut pada Reports -> Accounting -> General Ledger Summary,

Selanjutnya pilih Account Receivable yang telah anda buat (contoh : Piutang Tamu).

Klik AR tersebut, dan selanjutnya akan memunculkan list transaksi yang sudah pernah terjadi.

Dilist tersebut anda dapat mengetahui tamu yang mana yang masih punya hutang.

Selanjutnya, seandainya ada tamu yang akan melakukan hutang, maka anda dapat menggunakan Hutang AR  tersebut untuk melengkapi pembayaran hutang pada sistem untuk dapat melanjutkan Check Out pada saat tamu akan Check Out.

Jika seandainya tamu tersebut sudah melakukan pembayaran, pencatatan Hutang AR tersebut bisa dipindahkan melalui Jurnal Transaction, untuk melakukan hal tersebut, anda akses menu Master Data -> Jurnal Transaction -> New Jurnal Transaction.

Selanjutnya isikan form berikut :

  • Date : Menentukan tanggal melakukan pembayaran.
  • Description : Memberikan keterangan pada pembayaran.
  • Add Account : Menambahkan Account apa saja yang akan mengeluarkan dan menerima transaksi.
  • Debit : Menerima jumlah uang transaksi.
  • Credit : Mengeluarkan jumlah uang transaksi.

Jika sudah, selanjutnya klik Save dan data piutang tamu folio 44 tersebut sudah dimasukan ke Cash on Hand dan akan menambahkan uang Cash on Hand, untuk melihat history transaksi tersebut anda dapat mengakses dari General Ledger Summary,

dan untuk melihat saldo dari Cash on Hand, anda dapat melihatnya pada Accounting -> Cash and Bank.

Berikut adalah cara untuk menangani bila tamu melakukan hutang, semoga dapat bermanfaat, terima kasih

Was this article helpful?

Related Articles