1. Purchase Request (PR)
Purchase Request (PR) merupakan sub modul yang digunakan untuk membuat atau mendata produk yang dibutuhkan oleh Departemen dan harus di Approve atau disetujui oleh atasan (Posision yang lebih tinggi) & data yang tampil hanya PR sesuai dengan Departemen yang diaktifkan pada Employ. Modul Purchase Request di GuestPro dapat diakses dari Modul Logistic >> Purchase Request.
1.1. Purchase Request List
Halaman pertama yang tampil Ketika akses Purchase Request adalah PR List. Halaman PR list menampilkan informasi Tabulasi sesuai dengan status dari PR:
| Tab (Tabulasi) | Keterangan |
| PR Requested | PR Requested merupakan status ketika pertamakali dibuat & masih proses Approvalnya. |
| PR Approved | PR Approved merupakan status ketika sudah di Approve & bisa dilanjutkan ke PO. |
| PR Closed | PR Closed merupakan status PR sudah ditutup. |
| PR Incompleted | PR Incompleted merupakan status jika PR sudah dibuat menjadi PO, namun ada item PR yang belum diproses menjadi PO. |
| PR Completed | PR Completed merupakan status untuk PR & semua produk didalamnya sudah diproses menjadi PO. |
Halaman PR list menampilkan informasi Purchase Request yang terdiri dari: PR Number PO, Number, Department, PR Date, Created By, Created Time, Notes, Total.
| Field | Keterangan |
| PR Number | PR Number merupakan informasi nomor dari PR yang dibuat. |
| PO Number | PO Number merupakan informasi nomor PO Ketika PR sudah menjadi PO. |
| Department | Department merupakan informasi Departemen dari user yang membuat PR. |
| PR Date | PR Date merupakan informasi tanggal dari PR |
| Created By | Created By merupakan informasi user yang membuat PR |
| Created Time | Created Time merupakan informasi waktu PR dibuat |
| Notes | Notes merupakan Notes atau catatan dari PR yang dibuat |
| Total | Total merupakan informasi Total Amount dari PR. |
1.2. Create Purchase Request
Proses Create atau Pembuatan Purchase Request dilakukan dengan menekan tombol Create new PR pada halaman Purchase Request List. Create Purchase Request berfokus pada product (Nama product) & jumlah yang dipesan.
| Field | Keterangan | ||||||||||||||||
| PR No | PR No merupakan nomor dari PR (jika dikosongkan akan dibuat otomatis oleh system) | ||||||||||||||||
| PR Date | PR Date merupakan tanggal dari PR | ||||||||||||||||
| PR Due Date | PR Due Date merupakan tanggal jatuh tempo PR (Belum ada efek terhadap modul lain) | ||||||||||||||||
| Departement | Departement merupakan informasi departemen yang membuat PR | ||||||||||||||||
| Add New product | Add New Product digunakan untuk pintasan akses Master Data >> Create Prodyct Inventory & digunakan untuk langsung membuat product Inventory.
**Jika memiliki akses ke Master Data Product Inventory |
||||||||||||||||
| Add Product | Add New product digunakan untuk menambah list produk & memilih produk yang memiliki inventory di master data. | ||||||||||||||||
| Informasi Product |
|
||||||||||||||||
| Save | Save | ||||||||||||||||
| Cancel | Cancel |
1.3. Purchase Request Detail
Purchase Request Detail diakses dengan menekan PR Number & Sistem menampilkan Informasi Detail dari PR beserta tombol yang digunakan untuk memproses PR.
Detail PR menampilkan Informasi (PR Number, Approval Status, produk yang dipesan & History action yang dilakukan pada PR) & Footer dari PR dapat ditambah informasi.
| Field/Tombol | Keterangan | ||||||||||||||
| Tombol |
|
||||||||||||||
| Tabulasi
(Tab) |
|
2. Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) merupakan sub modul yang digunakan untuk memproses PR atau membentuk PO dari PR (assign Produk pada PR ke Supplier), 1 PR dapat dibentuk menjadi beberapa PO sesuai dengan jumlah supplier yang dipilih ketika pembentukan PO dari PR. Modul Purchase Order di GuestPro dapat diakses dari Modul Logistic >> Purchase Order.
2.1. PO List
PO List merupakan halaman pertama yang tampil Ketika akses Purchase Order. Halaman PO List menampilkan Tabulasi sesuai dengan status dari PO.
| Tab (Tabulasi) | Keterangan |
| PO Requested | PO Requested merupakan status ketika PO baru dibuat & Siap dikirim ke Supplier. |
| PO Closed | PO Closed merupakan status untuk PO yang tidak dilanjutkan. |
| In Complete | Incomplete merupakan status PO dengan kondisi receiving hanya Sebagian product. |
| Complete | Complete merupakan status PO yang sudah direceiving semua Productnya. |
Halaman PR list menampilkan informasi Purchase Request yang terdiri dari: PR Number PO, Number, Department, PR Date, Created By, Created Time, Notes, Total.
| Field | Keterangan |
| PO Number | PO Number merupakan informasi Nomor PO |
| PR Number | PR Number merupakan PR asal dari PO |
| Department | Department merupakan Departemen yang membuat PR/PO |
| PO Date | PO Date merupakan tanggal PO |
| Supplier Name | Supplier Name merupakan Nama Supplier dari PO |
| Created By | Created By merupakan user yang membuat PO |
| Created Time | Created Time merupakan informasi waktu dibuatnya PO |
| Notes | Notes merupakan Catatan dari PO |
| Total | Total merupakan total nilai PO |
2.2. PO Detail
Purchase Order Detail diakses dengan menekan PO Number & Sistem menampilkan Informasi Detail dari PO beserta tombol yang digunakan untuk memproses PO.
Detail PR menampilkan Informasi (PO Number, Delete, Close PO) & Footer dari PO dapat ditambah informasi.
| Field/Tombol | Keterangan | ||||||||||||||
| Tombol |
|
2.3. Create PO From PR
Create PO From PR dilakukan dengan menekan tombol Search PR, system secara otomatis menampilkan list PR dengan status Approved & Incomplete kemudian user diminta untuk memilih
Proses pembentukan PO dari PR, user diminta untuk memilih Supplier dari masing-masing product & penyesuaian Qty product per supplier.
PO yang terbentuk menyesuaikan dengan jumlah supplier yang dipilih dalam pembuatan PO dari PR.
2.4. Create PO Tanpa PR
Create PO tanpa PR dilakukan dengan menekan tombol Create pada halaman PO List. Create PO tanpa PR mewajibkan User untuk input Tanggal PO, Departemen, Product, Qty Product & harga product (Tanpa adanya validasi & Batasan seperti Create PO From PR).