Frontdesk – Reservation

Reservation

Reservation merupakan Sub-modul yang dipergunakan untuk mengelola reservasi (Create, Edit, Delete & View Reservation). Halaman Reservation dapat diakses dengan masuk ke Front Desk >> Reservation. Berikut tampilan untuk halaman Reservation:

Gambar 1. Halaman Reservation

            Gambar 1 merupakan halaman Reservation. Halaman reservation menampilkan informasi reservasi yang sudah dibuat sebelumnya. Informasi reservasi ditampilkan pada reservation chart. Halaman Reservation memiliki 3 tombol didalamnya yaitu Tombol Create Reservation, Search Reservation & Room Availability.

1.1    Reservation Chart (Kalender Reservasi)

Reservation Chart merupakan kalender reservasi yang menampilkan informasi reservasi. Reservasi yang sudah dibuat sebelumnya akan menempati (block) kalender reservasi sesuai dengan Room yang dipilih dan menempati (block) sepanjang masa tinggal (Arrival Date hingga Departure Date) pada kalender reservasi.

Gambar 2. Reservation Chart

            Gambar 2 merupakan Reservation Chart (kalender reservasi) yang menampilkan reservasi yang dibuat atau masuk ke sistem. Room Type dan Nama Room ditampilkan di sebelah kiri dari kalender reservasi [1]. Tanggal kalender ditampilkan diatas kalender [2]. Change Filter dan konfigurasi kalender terdapat di pojok kanan atas kalender [3]. Reservasi pada kalender reservasi memiliki warna reservasi tergantung dari status reservasi.

Tabel 2. Warna Default Reservasi

Warna Status Reservasi
Orange Warna Orange merupakan warna untuk reservasi dengan status Tentative
Kuning Warna Kuning merupakan warna untuk reservasi dengan status Definite
Hijau Warna Hijau merupakan warna untuk reservasi dengan status In-House
Merah Warna Merah merupakan warna untuk reservasi dengan status Check-Out

Warna dari reservasi secara default ditandai dengan warna seperti pada Tabel 3.2. Warna reservasi dapat diubah pada Calendar Configuration. Penjelasan lebih lanjut tentang status reservasi dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3. Status Reservasi

Status Reservasi Keterangan
Tentative Tentative merupakan status untuk reservasi yang membutuhkan konfirmasi dari Tamu
Definite Definite merupakan status untuk reservasi yang sudah konfirmasi atau pasti menginap di properti
In-house In-house merupakan status untuk reservasi yang sudah Check-In
Check-Out Check-Out merupakan status untuk reservasi yang sudah meninggalkan properti

Warna Reservasi pada Reservation Chart akan berubah sesuai dengan perubahan status reservasi yang dilakukan oleh Team di properti. Waktu atau tanggal yang ditampilkan pada Reservation Chart dapat diatur dengan menggunakan Change Filter.

Gambar 3. Change Filter

            Form Filter muncul ketika Change Filter di klik (Gambar 3). Pengaturan filter yang dilakukan mempengaruhi tampilan dari kalender reservasi. Berikut penjelasan lebih detail dari field yang ada pada form Change Filter.

Tabel 4. Change Filter

Field Keterangan
Start Date Start Date merupakan tanggal awal kalender
End Date End Date merupakan tanggal akhir kalender
Room Type Room Type merupakan tipe kamar yang ditampilkan pada kalender
Icon Icon merupakan jenis ikon yang ditampilkan pada kalender

Data yang dimasukkan pada form Change Filter nantinya dijadikan acuan untuk perubahan ditampilkan pada kalender reservasi. Pengaturan untuk change filter dimana Room Type & Icon dapat dikosongkan. Pengaturan lain terhadap kalender reservasi dapat dilakukan pada Calendar Configuration.

Gambar 4. Calendar Configuration

            Pengaturan yang dapat dilakukan pada Calendar Configuration (Gambar 4) lebih fokus untuk mengatur kalender reservasi, diantaranya yaitu: Calendar Type, Use Unallocated, Calendar Label, Calendar Height, Room Column (Width), dan warna reservasi.

Tabel 5. Calendar Configuration

Field Keterangan
Calendar Type Calendar Type berfungsi untuk pengaturan urutan tampilan room pada Reservation Chart

Field Keterangan
Normal Normal adalah kondisi room tidak dikelompokan, urutan berdasarkan Position Calendar
Group By Room Type Group By Room Type adalah kondisi room dikelompokan berdasarkan Room Type, urutan berdasarkan Nama Room Type
Calendar Label Calendar Label berfungsi untuk tampilan informasi Reservasi pada Reservation Chart, informasi yang dapat ditampilkan yaitu:

Field Keterangan
Guest Name Guest Name berfungsi untuk menampilkan nama tamu pada reservasi
Folio Folio berfungsi untuk menampilkan nomor folio
Calendar Height Calendar Height berfungsi untuk mengatur tinggi kalender (jika data lebih banyak maka scrollbar akan muncul)
Room Column (Width) Room Column (Width) berfungsi untuk mengatur lebar kolom pada kalender
Warna reservasi Warna reservasi merupakan pengaturan pada warna reservasi(Tabel 3.2)

Default dari Calendar Configuration adalah Calendar Type: Normal, Calendar Label: Guest Name & Folio dicentang, Calendar Height: 500, Room Colum (Width) : 100.

 

1.2    Create Reservation

Proses pembuatan reservasi dapat dilakukan dengan menekan tombol Create Reservation pada Sub-modul Reservation (Gambar 5).

Gambar 5. Create Reservation

            Proses Create Reservation memiliki 3 pilihan untuk membuat reservasi, yaitu: Create Single Reservation, Create Group Reservation & Create Hold Reservation.

Tabel 6. Create Reservation

Action Keterangan
Create Single Reservation Create Single Reservation merupakan pembuatan reservasi pemesanan satu kamar.
Create Group Reservation Group Reservation merupakan pembuatan reservasi kelompok atau memesan lebih dari satu kamar.
Create Hold Reservation Create Hold Reservation merupakan pembuatan reservasi tentative dan memerlukan konfirmasi pemesanan dari tamu.

Tombol Action pada Create Reservation dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dalam pembuatan reservasi. Reservasi yang dibuat langsung masuk pada calendar reservation sesuai dengan Room Type, Arrival Date & Departure Date.

  1. Create Single Reservation

Proses pembuatan single reservation atau pemesanan satu kamar dapat dilakukan dengan klik Create Single Reservation kemudian perlu untuk melengkapi data pada Form.

Gambar 6. Form Awal Create Single Reservation

            Form awal untuk membuat reservasi memiliki beberapa field yang harus dilengkapi didalamnya, diantaranya yaitu:

Tabel 7. Form Awal Create Single Reservation

Action Keterangan
Arrival Date Arrival Date merupakan informasi tanggal Check-In
Night Night merupakan jumlah berapa malam tamu menginap
Departure Date Departure Date merupakan informasi tanggal Check-Out
Reference No Reference No merupakan nomor referensi, dapat diisikan No. Booking OTA atau dapat dikosongkan
Agent Agent merupakan informasi agen yang membawa (awal) tamu
Room Type Room Type merupakan tipe kamar yang ingin ditempati

Tabel 7 merupakan Form awal yang harus dilengkapi untuk menambahkan reservasi di sistem. Night langsung berubah ketika Departure Date sudah ditentukan begitu juga sebaliknya, Departure Date berubah ketika diberikan nilai pada Night.

Gambar 7. Room Not Available

Gambar 7 merupakan informasi yang muncul ketika tidak terdapat kamar yang tersedia (room penuh) pada room type berdasarkan Arrival Date dan Departure Date yang dipilih. Solusi yang dapat dilakukan yaitu dengan mengubah Arrival Date, Departure Date atau Room Type yang ingin digunakan. Proses pembuatan reservasi dapat dilanjutkan jika room tersedia.

Gambar 8. Form detail reservasi

Proses pembuatan reservasi dilanjutkan (Gambar 8) dengan proses pemilihan Room, informasi jumlah tamu yang menginap (Adult & Child), memasukkan Spesial Request & Remark (Spesial Request ditampilkan ketika Print Registration Form, Remark hanya dapat dilihat dari Reservation detail & Guest List Daily). Room yang ditampilkan oleh sistem merupakan room yang Available atau room yang tersedia dalam proses pembuatan reservasi.

Gambar 9. Guest Profile

            Proses pembuatan reservasi dilanjutkan dengan memberikan informasi Guest Profile, Informasi yang wajib diisikan ketika awal pembuatan reservasi yaitu Guest Name, sedangkan informasi lainnya dapat dilengkapi ketika tamu Check-In.

Gambar 10. Detail Rates

            Proses pembuatan reservasi dilanjutkan dengan pemilihan rate yang dipilih oleh tamu (rate yang dapat dipilih adalah rate yang sudah didaftarkan di master data dan kondisi sesuai setting pada master data) [1]. Setelah rate dipilih maka harga akan di breakdown berdasarkan tanggal [2] dengan jumlah breakdown mengikuti jumlah Night reservasi. Harga yang tertera secara default ditampilkan sesuai dengan harga yang diberikan di Master Data Rates. Perubahan harga dapat dilakukan dengan mengubah harga berdasarkan tanggal [2] (ubah harga berdasarkan hari atau tanggal) atau dapat diubah secara total [3] dengan mengubah nilai pada Total. Proses akhir pembuatan reservasi dengan menekan Tombol Save untuk memproses pembuatan Reservasi.

  1. Create Group Reservation

Proses pembuatan single reservation atau pemesanan satu kamar dapat dilakukan dengan klik Create Single Reservation kemudian melengkapi data pada form.

Gambar 11. Form Awal Create Group Reservation

            Form awal untuk membuat reservasi memiliki beberapa field yang harus dilengkapi didalamnya, diantaranya yaitu:

Tabel 8. Form Awal Create Single Reservation

Action Keterangan
Arrival Date Arrival Date merupakan informasi tanggal Check-In
Night Night merupakan Jumlah berapa malam tamu menginap
Departure Date Departure Date merupakan informasi tanggal Check-Out
Reference No Reference No merupakan nomor referensi, dapat diisikan No. Booking OTA atau dapat dikosongkan
Agent Agent merupakan informasi agen yang membawa (awal) tamu
Is Hold Reservation Is Hold Reservation merupakan fitur yang diberikan jika reservasi yang dibuat adalah Reservasi Group Tentative

Tabel 8 merupakan form awal yang harus dilengkapi untuk membuat reservasi Group. Night langsung berubah ketika Departure Date sudah ditentukan begitu juga sebaliknya, Departure Date berubah ketika diberikan nilai pada Night. Proses dilanjutkan dengan menekan tombol Check Room Available.

Gambar 12. Form Detail Group Reservasi

Proses pembuatan reservasi Group dilanjutkan dengan proses pemilihan Room Type yang ingin digunakan. Pemilihan room type dilakukan dengan memberikan centang pada Room Type, Proses selanjutnya dengan menekan tombol Next.

Gambar 13. Group Detail Room & Guest Profile

            Proses pembuatan reservasi dilanjutkan dengan memberikan informasi jumlah room pada Room Type bersangkutan, Total Adult merupakan total tamu dewasa dalam satu kamar. Total Child merupakan total anak-anak dalam satu kamar. Spesial Request & Remark (Spesial Request ditampilkan pada Print Registration Form, Remark hanya dapat dilihat dari Reservation detail & Guest List Daily).

Gambar 14. Group Detail Rates

            Proses pembuatan Group reservasi dilanjutkan dengan pemilihan rate untuk setiap Room Type. Rate yang dapat dipilih adalah Rate yang sudah didaftarkan di Master Data & Kondisi sesuai setting pada master data [1]. Setelah rate dipilih maka harga akan di breakdown berdasarkan tanggal [2] dengan jumlah breakdown mengikuti jumlah Night reservasi. Harga yang tertera secara default ditampilkan sesuai dengan harga yang diberikan di Master Data Rates. Perubahan harga dapat dilakukan dengan mengubah harga berdasarkan tanggal [2] (ubah harga berdasarkan hari atau tanggal) atau dapat diubah secara total [3] dengan mengubah nilai pada Total. Proses akhir pembuatan reservasi dengan menekan tombol Save untuk memproses membuat Reservasi.

  1. Create Hold Reservation

Proses pembuatan Hold Reservation (Tentative) hampir sama dengan create Single Reservation, namun memiliki perbedaan Field Length of Hold.

Gambar 15. Create Hold Reservation

            Length of Hand merupakan fitur tambahan dalam proses pembuatan Hold reservasi (Gambar 15). Hold reservasi merupakan panjang waktu konfirmasi, dihitung dari tanggal pembuatan reservasi.

1.3    Reservation Detail

Reservation Detail merupakan informasi detail terkait reservasi. Reservation detail dapat dilihat dengan click reservasi yang ada di Reservation Chart.

Gambar 16. Reservation Detail

            Reservation menampilkan informasi terkait reservasi. Tombol Action yang dapat digunakan adalah tombol No Show, Check-In, Cancel, Edit, Payment, Add Product & Print. sedangkan untuk Informasi reservasi dikelompokan dalam 4 label (Tab) yaitu:

Tabel 9. Label pada Reservation Detail

Label (Tab) Keterangan
Reservation Detail Reservation Detail menampilkan informasi Reservasi & Guest
Guest Bill Guest Bill menampilkan informasi Bill (Tagihan)
Master Rates Master Rates menampilkan informasi Rate yang diberikan
History History menampilkan sejarah yang dilakukan terhadap reservasi

Tombol Action pada reservation detail berfungsi untuk melakukan tindakan terhadap reservasi, Terdapat 7 Tombol Action pada Reservation detail diataranya yaitu:

Tabel 10. Tombol Action Reservation Detail

Tombol Action Keterangan
No Show No Show digunakan untuk menyembunyikan reservasi jika tamu tidak datang dan tidak ada konfirmasi kedatangan saat waktu check-in
Check-In Check-In digunakan untuk mengubah status reservasi dari Definite menjadi Check-In
Cancel Cancel digunakan untuk melakukan pembatalan Reservasi, Check-In, atau Check-Out
Edit Edit digunakan untuk melakukan perubahan terhadap Reservasi, Edit memiliki Sub-Action, diantaranya yaitu:

Sub-Action Keterangan
Edit Reservation Edit Reservation digunakan untuk mengubah reservasi yang sudah dibuat sebelumnya
Edit Rates Edit Rates digunakan untuk mengubah Rates atau harga yang diberikan kepada tamu
Add Extra Charge Add Extra Charge digunakan untuk memberikan atau menambah tagihan kamar (Aditional Room Charge, Extra Adult, Extra Bed, Extra Child, Late Check Out atau Other).
Rebate Rebate digunakan untuk mengurangi tagihan kamar
Add Guest Folio Add Guest Folio digunakan untuk menambahkan Folio baru pada Reservasi
Edit Guest Profile Edit Guest Profile digunakan untuk melakukan perubahan atau menambahkan data tamu
Early Check-Out Early Check-Out digunakan untuk mengurangi waktu tinggal tamu & Otomatis mengurangi tagihan (Room Charge)
Extend Extend digunakan untuk menambahkan atau memperpanjang waktu tinggal tamu
Move Room Move Room digunakan untuk memindahkan reservasi Move Room ada 2 jenis yaitu:

Move Room Keterangan
Move Room Full Memindahkan reservasi secara keseluruhan
Move Room Partial Memindahkan Reservasi sebagian
Change Icon Change Icon berfungsi untuk mengubah Icon pada reservasi
Open Avability Open Availability berfungsi untuk membuka ketersediaan kamar untuk kamar yang sudah ada reservasi didalamnya.
Payment Payment digunakan untuk memproses pembayaran tagihan reservasi
Add Product Add Product digunakan untuk menambahkan product pada reservasi
Print Print digunakan untuk mencetak Print Guest Bill atau Print Registration Form

Penjelasan Tombol pada Reservation Detail (Tabel 3.10) menjelaskan fungsi secara global dari masing-masing tombol. Khusus untuk Extra Charge dan Rebate dapat dilakukan Edit ataupun delete pada Reservation Detail >> Guest Bill.

 

1.4    Search Reservation

Search reservation berfungsi untuk mencari reservasi yang sudah dibuat sebelumnya, search reservation menampilkan semua reservasi. Search reservation dapat diakses dengan menekan tombol Search reservation pada halaman Frontdesk >> Reservation (Gambar 17).

Gambar 17. akses search reservation

            Pencarian reservasi dilakukan dengan menekan tombol Search Reservation, kemudian akan ditampilkan halaman pencarian (Gambar 18).

Gambar 18. Search Reservation

            Proses search reservation menyediakan pilihan filter yang dapat disesuaikan. Filter yang dapat digunakan yaitu:

Tabel 11. Filter Search Reservation

Filter  
Date Filter date berfungsi untuk menyesuaikan data yang ditampilkan berdasarkan tanggal

Filter Date Keterangan
Date of Reservation Date of Reservation merupakan filter berdasarkan tanggal dibuatnya reservasi
Date of Arrival Date of Arrival merupakan filter berdasarkan tanggal kedatangan tamu
Date of Departure Date of Departure merupakan filter bedasarkan tanggal tamu Check-Out
No Use Date Filter No Use Date Filter pilihan dimana mengabaikan Filter tanggal (menampilkan seluruh data yang didaftarkan pada sistem)
Folio No Folio No merupakan pencarian menggunakan nomor Folio
Guest Name Guest Name merupakan pencarian menggunakan Nama Guest
Reference No Reference No merupakan pencarian menggunakan Reference No
Room Room merupakan pencarian menggunakan Nama Kamar
Open Availability Open Availability merupakan pencarian berdasarkan kamar yang tersedia karena setelah open availability

 

Was this article helpful?

Related Articles